كيفية الإجابة على استعلام DSGVO من نظام CRM؟

ما يتضمنه الاستعلام

وفقًا للمادة 15 من DSGVO:

• جميع البيانات الشخصية المخزنة
• أغراض المعالجة
• فئات البيانات
• المستلمون أو فئات المستلمين
• مدة التخزين المخطط لها
• مصدر البيانات، إذا لم يتم جمعها من الشخص
• إشارة إلى التصحيح، الحذف، الشكوى

ما يتم نسيانه غالبًا

• ملاحظات المحادثات - حتى التقييمات الذاتية هي بيانات شخصية
• سلاسل البريد الإلكتروني، المرتبطة بالاتصال
• بيانات السجل مثل فتح الرسائل الإخبارية
• البيانات في الأنظمة المتصلة - أداة الرسائل الإخبارية، الدعم، نظام الهاتف

النقطة الأخيرة هي السبب في أن الاستعلام بدون إعداد يكون مرهقًا.

الموعد النهائي

عادةً شهر واحد من الاستلام (المادة 12 الفقرة 3 من DSGVO)، قابل للتمديد لمدة شهرين في حالة الطلبات المعقدة - يجب أن يتم الإبلاغ عن التمديد خلال الشهر الأول.

ما يجب أن يساعد تقنيًا

وظيفة في نظام CRM، تجمع جميع البيانات المتعلقة بشخص ما من جميع المجالات المتصلة في مستند واحد. في حالة التطوير الفردي، يمكن تضمين ذلك منذ البداية؛ في حالة البرمجيات القياسية، يجب السؤال عن ذلك قبل الاختيار.

الحذر عند تدوين الملاحظات

يتضمن الاستعلام أيضًا ما هو مكتوب في حقل النص الحر. هذه فرصة جيدة لتوضيح الفريق ما يتم تدوينه هناك - وما لا يتم تدوينه.

هذا النص لا يحل محل الاستشارة القانونية.